Comment intégrer de nouveaux collaborateurs dans le contexte Covid ?

Les mesures de distanciation sociale et notamment le télétravail « freinent » aujourd’hui l’intégration des collaborateurs en contexte covid, c’est beaucoup moins facile de se retrouver informellement à la machine à café pour parler des us et coutumes de l’entreprise, des clients difficiles… Attention, il peut y avoir péril dans la demeure ! 

S’il y a un domaine où les entreprises que nous accompagnons constatent des lacunes, c’est dans la qualité de l’intégration des nouveaux embauchés : fins de période d’essai, personnes restant à la marge du fonctionnement des équipes, ressentis individuels qui ne laissent pas augurer un grand niveau d’engagement et de fidélisation. 

Le télétravail est plutôt fait pour des personnes autonomes, qui maîtrisent les missions de leur poste, ont une capacité à prendre seules les décisions courantes et à s’organiser. 

Quelles actions ?

Le bon vouloir des collègues, des règles telles que l’interdiction du télétravail pour les nouveaux embauchés, non applicables en ce moment ne suffisent pas. L’enjeu est important pour les entreprises et socialement par rapport à une jeunesse très malmenée. Nous observons que le télétravail et les gestes barrières deviennent un frein à l’embauche, en plus des difficultés économiques. Dès lors, on est obligé de revoir les processus d’intégration et de faire du sur-mesure à travers les actions suivantes : 

Observer : pour cela, rien de mieux que de réunir des groupes de nouveaux embauchés pour obtenir leur appréciation de la situation. Il est difficile d’avoir un feedback et de capter des signaux faibles en distanciel, rien de tel que de leur poser la question directement.

Réparer : s’il y a eu des failles dans ce mode de fonctionnement dégradé ; rien de tel que de les réparer rapidement en faisant le point clairement avec les personnes concernées : redéfinir les missions, les objectifs, revoir les moyens.

Sensibiliser les managers sur les bonnes pratiques : ce que demandent avant tout les nouveaux embauchés, c’est que leur manager leur dise ce qu’ils ont à faire et évaluent leur performance. Rien de nouveau, au contraire, un retour aux fondamentaux. Fixer des étapes en fonction de la personne que l’on a en face, évaluer positivement, progressivement aller vers plus de complexité, solliciter en temps voulu le feedback du nouvel embauché…Ce rappel des exigences fondamentales du management de proximité pour l’intégration est, à notre sens, à effectuer en priorité.

Digitaliser résolument au profit de l’humain. L’expérience nous montre qu’un onboarding partiellement voire 100% digital peut être réussi si on se donne les moyens de tisser de solides relations humaines malgré la distance.

La première impression

Faire une bonne première impression reste la base pour réussir le processus d’intégration. Les outils classiques peuvent être digitalisés : la traditionnelle réunion de présentation peut s’organiser en visioconférence, de même que la visite des locaux qui peut faire place à une vidéo virtuelle comme le font très bien les agences immobilières en ce moment ! Idéalement en 360 degrés car ce format est plus ludique et immersif.

Quant à la première rencontre d’équipe elle peut aussi se faire en visio avec partage d’écran et par la suite organiser des cafés à distance par binôme.

On ne va pas se le cacher, l’intégration en mode digital implique et oblige à un suivi maximal, le sentiment d’isolement étant le principal piège.

• Les managers se doivent d’organiser des échanges fréquents par mail / visio et téléphone (au rythme du besoin du collaborateur, chaque personne étant différente à ce sujet)
• Programmer des entretiens pour faire le suivi de l’intégration comme on fait des suivis réguliers sur des gestions de projet, afin de recueillir régulièrement leur feedback.

La désignation d’un tuteur reste d’actualité dans ce contexte sanitaire ainsi que plein d’autres idées. 

Le tout est de prendre le temps d’observer où vous en êtes, où en sont vos équipes, vos derniers intégrés afin d’établir un plan d’action par la suite qui vous permettra de réparer et mieux manager, engager non seulement vos derniers intégrés mais aussi toute votre équipe qui est à impliquer dans le succès de l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Vous manquez d’idées vous souhaitez prendre un peu de distance, n’hésitez pas à échanger avec François et Stéphanie, ils fourmillent d’idées qui restent concrètes, pragmatiques et proches du terrain et… de l’Humain.