La sociocratie chez externatic

Cette année, nous avons mis en place un nouveau système de gouvernance : la sociocratie. Qu’est-ce que c’est et comment on met ça en place ? Avec Benjamin, on vous explique ça en détails !

L’équipe externatic au travail !

Petit retour en arrière

Externatic est un cabinet de recrutement spécialisé dans l’informatique. A sa création en 2011, nous avions la vision suivante :

Externatic est un regroupement d’intrapreneur partageant les mêmes valeurs et une même marque.
Les collaborateurs portent des projets, ont la destinée de l’entreprise entre leurs mains

Nous connaissons une croissance douce. Début 2020, nous sommes une douzaine de collègues.

Arrive le covid au printemps 2020, on divise par 2 notre volume d’activité. Nous sommes 3 associés / dirigeants. Je pense qu’avec du recul, cette période nous a fait peur. Et cette peur a généré du stress qu’on a eu du mal à contrôler. Et c’est vrai qu’en situation de stress, on a généralement tendance à aller à l’opposé de sa personnalité. D’ailleurs si le sujet vous intéresse, il y pas mal de documentation disponible sur le net.

Enfin voilà : On s’est retrouvé à faire du micro management.

Ça ne nous ressemblait pas. Tout le monde était malheureux dans cette situation, dirigeants comme collaborateurs. Fin 2020 et début 2021, nous avons eu 2 départs (Éléonore et Rachel) qui ont agi comme un électrochoc… Début 2021, la croissance est retrouvée depuis quelques mois maintenant et nous sommes 20-25 personnes.

Besoin d’une nouvelle organisation

Nous avons besoin de retrouver une organisation plus proche de notre vision initiale. Pour répondre à plusieurs besoins :

Privilégier la prise de décision autonome des collaborateurs
Lâcher du lest pour la direction
Besoin également de process plus clairs car nous avions une forte culture de l’oral

Nous étudions différentes organisations collaboratives (entreprise libérée, holacratie, sociocratie…). On rencontre des entreprises comme Lonestone ou Logicmax, on lit des livres comme Reinventing organizations de Frédéric Laloux, on regarde des conférences sur Youtube, Des TedX.

Un des 1ers postulats, c’est qu’une entreprise est un organisme vivant. Un organisme ça n’a pas qu’un cerveau : ça a des organes interdépendants, qui ont une certaine autonomie et disposent d’une intelligence. En échangeant à droite à gauche, on se rend compte que l’organisation qui nous convient le mieux, c’est un mix entre l’holacratie et l’entreprise libérée. C’est notre sociocratie.

La sociocratie par externatic

Le principe de base, c’est que les collaborateurs savent déterminer ce qui est le mieux pour eux et pour l’entreprise. Ils sentent les changements de marché, ils savent réorienter ou adapter le business, leurs outils de travail ou les règles de fonctionnement.

Les décisions sont prises par des cercles qui ont une raison d’être et une mission dédiée. Chez nous on a un cercle Recrutement, un cercle Commerce, Ressources Humaines, Direction des Affaires Financières (DAF)… Chaque cercle est relié aux autres. Un peu comme un organe dans un corps, qui a sa propre mission mais qui ne peut pas vivre en autonomie

Le consentement. Les décisions proposées sont de fait toutes adoptées sauf si celles-ci mettent en péril la vision de l’entreprise ou la raison d’être du cercle ou de l’entreprise.

Chaque cercle possède un leader, un facilitateur, un secrétaire et des membres disposant d’un rôle défini.

Les cercles émettent et résolvent des tensions. Chaque tension est l’écart entre la réalité et un état idéal. La résolution de tensions entraîne des projets qui sont portés par les collaborateurs pour améliorer l’organisation dans son ensemble.

Quelques conseils

Nous avons une jeune expérience en sociocratie, mais si je devais donner des conseils, ce seraient les suivants :

Se former à la communication bienveillante / Communication Non Violente pour communiquer factuellement et pour pouvoir libérer le recadrage de chacun par tous.

Dans un premier temps, créer des cercles qui calquent l’organisation actuelle

Se faire accompagner par un expert pour lâcher prise et mettre en place les bonnes pratiques. Ça permet aussi de rassurer les collaborateurs. En ce qui nous concerne, on a fait le choix de l’entreprise Sens Collectif, car la délégation de pouvoir et de prise de décision s’apprend

Ne pas oublier le management. Chaque collaborateur possède un référent manager qui est en charge de son suivi, de sa montée en compétences

Laisser une liberté au cercle d’engager des dépenses sans en référer au cercle DAF. Chez nous, on a mis en place une limite d’investissement libre de 5 000 €

Ne pas être trop ambitieux et impatient : la plupart des personnes avec qui nous avons échangé nous disait que 2 ans était nécessaire pour que cette organisation roule toute seule

Bien sûr, tout le monde n’est pas armé pour ce type d’organisation. Depuis 6 mois en tout cas, on n’a pas constaté de turnover. Aujourd’hui nous sommes 23 et les premiers projets portés par les cercles sont sortis. Nous vous tiendrons au courant de notre avancée dans l’aventure de la sociocratie.

Article écrit par Benjamin.

Découvrez la sociocratie en format podcast

Lucca, éditeur de logiciel SIRH, nous a contacté pour participer à leur podcast sur les expériences RH et managériales. Pour découvrir notre sociocratie, son histoire et son fonctionnement en 5 minutes, c’est ici ⬇️

Spotify : https://hubs.ly/Q013HZQt0

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